Calidad/ISO 9001
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Control de Documento. Reseñas Importantes



Escribir un Procedimiento de un Proceso, NO ES EL PROBLEMA, el tema en toda documentación que describe un Proceso, es su implementación

Al suscribirte a la Revista Digital accede a toda la documentación y notas que le serán de utilidad para el día a día, las cuales mostrarán un enfoque diferente sobre como diseñar e implementar el proceso de Control de la Documentación en un sistema de Gestión de Calidad alineado a la norma ISO 9001.

Nuestro Objetivo es poner a disposición materila y conceptos que sean de utilidad en su día a día. Adjuntaremos Documentación teórica, link y autores de referencia como complemento al material que se dispone en la revista.


Pasos importantes para la implementación de un Proceso de Control de Documentos


IMPORTANTE: Escribir un Procedimiento de un Proceso, NO ES EL PROBLEMA, el tema en toda documentación que describe un Proceso, es su implementación, por supuesto posterior a analizar el proceso que este describe.

Algunos puntos a tener en cuenta:

1- ANÁLISIS DEL PROCESO: Realiza con los pares o usted mismo un buen análisis del proceso del manejo de la documentación en su empresa. Es decir, cada empresa tiene sus particularidades, su historia, sus tecnologías, etc. Un breve resumen en un borrador basta para poner sobre papel lo que usted como “Gestión de Calidad” tiene que definir, un diagrama de flujo lo que más le sea útil.

2- RESPONSABILIDADES: En base a lo anterior escribir el procedimiento, y asegurar que queden definidas: Las Responsabilidades, Roles, Tareas y paso a paso Como se hace (no recomiendo instructivo separado).

3- INDUCCIÓN:Hasta ahora es sencillo, el tema es como hacer que lo usen y más aún si no hay un alto compromiso de la dirección o Dueño.

    Bueno, la INDUCCIÓN es la clave (Recomiendo ver temas de Coaching y Comunicación Efectiva que le ayudarán en este tema).

4-  NO RECOMIENDO: una vez realizado el Documento mandarlo a todo el personal de la empresa diciendo explícitamente “ahora los documentos se controlan así”. (HAY MUCHO REBOTE DE ESTA FORMA) Inducción y paciencia es la clave.

5- REFERENTES: Primero, es importante Armar un Grupo que sean referentes de cada departamento. Sería ideal Generar un Grupo de Auditores Internos, por eso recomiendo empezar por allí, ver Auditoría Interna-Grupo de Auditores Internos. NO obstante puede solicitarse a cada jefe de departamento un referente para explicar el concepto de cómo vamos a controlar la documentación, etc.

6- OBJETIVO DE LOS REFERENTES :Los referentes serán a quienes se Emitirá y Explicará su uso. Ellos tendrán que explicar al resto en su departamento.

7- EMITIR: Posteriormente, enviar un Mail o Notificación a toda la Empresa según el medio que disponen, que se Emitió el Documento Control de Documento y fue explicado en la Reunión con los Referentes de Cada Sector y punto.

8- AUDITORÍA: Dejar claro en Reuniones y en el Mismo Procedimiento, que durante las Auditorías Internas un punto importante de Auditoría es auditar la Adhesión del Departamento a este procedimiento.

En la revista podrá acceder a más documentación: Procedimiento de Control de Documento, Matriz de Documento, Presentación del Control de Documento, como ejemplos.

 

Saludos cordiales

Javier Rothen

 




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